Politique de confidentialité

Chez Adoss, nous accordons une importance particulière au respect de la vie privée et à la protection des données personnelles de nos utilisateurs.

La présente politique de confidentialité a pour objet de vous fournir des informations claires et précises sur la manière dont nous collectons et traitons vos données personnelles, les finalités poursuivies, les bases juridiques utilisées, les durées de conservation, les destinataires de ces données ainsi que les droits dont vous disposez.

La présente Politique de confidentialité et les Conditions Générales applicables à Adoss forment un ensemble contractuel. En utilisant notre site ou nos services, vous reconnaissez avoir pris connaissance de la présente Politique. Lorsque la réglementation exige un consentement spécifique, celui-ci est recueilli séparément.

Qui est responsable du traitement ?

Adoss est une solution éditée et exploitée par ECELD SAS, société par actions simplifiée au capital de 10 000 euros, immatriculée au RCS d’Aix-en-Provence sous le numéro 102 110 277, dont le siège social est situé 11 boulevard de la Grande Thumine, 13090 Aix-en-Provence, France.

Pour ses propres traitements, Adoss agit en qualité de responsable de traitement par l’intermédiaire d’ECELD SAS, société exploitant la solution.

Pour toute question relative à la protection des données personnelles, vous pouvez nous contacter à rgpd@adoss.fr. Adoss n’a pas désigné de délégué à la protection des données (« DPO ») à la date de publication de la présente Politique. Les demandes sont prises en charge par son référent RGPD.

Quel est le rôle d’Adoss concernant les dossiers gérés par ses clients ?

Adoss est une plateforme permettant notamment à des cabinets professionnels de créer, gérer et suivre leurs propres dossiers. Pour les données personnelles contenues dans ces dossiers :

• le cabinet client est responsable de traitement ;
• Adoss agit en qualité de sous-traitant, conformément à l’article 28 du RGPD.

Le cabinet détermine notamment les finalités du traitement, les données qu’il collecte, les personnes auxquelles il donne accès, les durées de conservation applicables et la base juridique du traitement. Il demeure notamment responsable de la licéité des traitements, de l’information des personnes concernées, de la pertinence et de l’exactitude des données intégrées, des documents qu’il décide de déposer, des droits d’accès accordés et du traitement des demandes d’exercice des droits.

Adoss traite ces données uniquement pour fournir le Service et conformément aux instructions du cabinet, dans les conditions prévues par le contrat et l’accord de sous-traitance (« DPA ») applicable. Les demandes d’exercice de droits portant sur les données contenues dans un dossier doivent donc, en principe, être adressées au cabinet concerné. Si une telle demande est adressée directement à Adoss, nous pourrons la transmettre au cabinet responsable et lui apporter l’assistance technique nécessaire.

Quand collectons-nous des données personnelles ?

Une donnée personnelle désigne toute information se rapportant à une personne physique identifiée ou identifiable. Nous nous efforçons de collecter uniquement les données adéquates, pertinentes et nécessaires au regard des finalités poursuivies. Nous pouvons notamment collecter vos données :

• lors de la création ou de l’utilisation d’un compte Adoss ;
• lorsque vous remplissez un formulaire ou demandez une démonstration ;
• lorsque vous souscrivez à nos services ou à notre newsletter ;
• lors de vos échanges avec nos équipes ;
• lorsque nous vous contactons dans le cadre d’une prospection professionnelle ;
• lors de votre navigation sur notre site ;
• lors de l’utilisation de nos services ;
• lors d’une demande de support ;
• lorsque vous participez à une enquête de satisfaction ou fournissez un témoignage ;
• lors d’un échange téléphonique susceptible d’être enregistré ;
• lors d’une opération de paiement ou de facturation ;
• lorsque vous exercez un droit relatif à vos données personnelles.

Certaines données professionnelles peuvent également provenir de sources accessibles au public, de réseaux professionnels, d’annuaires, d’organismes professionnels ou de partenaires autorisés, dans le respect de la réglementation applicable.

Quelles données personnelles traitons-nous ?

Selon les services utilisés et votre relation avec Adoss, nous pouvons notamment traiter :

• Données d’identité : nom, prénom ;
• Données de contact : adresse email professionnelle, numéro de téléphone ;
• Données professionnelles : cabinet ou société, fonction, rôle, activité et informations relatives à la relation commerciale ;
• Données de compte : identifiants, rôle, droits d’accès, paramètres ;
• Données d’utilisation : informations relatives à l’utilisation du site et des services ;
• Données de connexion et de sécurité : adresse IP, logs, connexions, authentification et événements techniques ;
• Données de navigation : cookies, traceurs, navigateur, terminal, pages consultées et interactions ;
• Données commerciales et contractuelles : demandes de démonstration, échanges, offres, contrats, abonnements ;
• Données de transaction et de facturation : factures, montants, transactions, historique des paiements ;
• Données de support : contenu des demandes, échanges et informations techniques ;
• Données de satisfaction : avis, commentaires, réponses aux enquêtes, témoignages ;
• Enregistrements téléphoniques, lorsque l’enregistrement d’un appel est activé.

Les données de carte bancaire, telles que le numéro complet de carte ou le cryptogramme, sont saisies directement auprès de notre prestataire de paiement et ne sont pas accessibles à Adoss.

Certaines données sont nécessaires à la fourniture de nos services. Lorsque vous choisissez de ne pas communiquer une donnée indispensable à la création d’un compte, à la conclusion ou à l’exécution du contrat, à la facturation ou à la sécurité du Service, nous pouvons ne pas être en mesure de fournir tout ou partie du service demandé.

Les dossiers gérés par les cabinets clients peuvent contenir d’autres catégories de données (documents, photographies, correspondances, informations financières ou informations relatives à un sinistre). Dans ce cas, Adoss les traite uniquement pour le compte du cabinet concerné. Ces dossiers peuvent également contenir ponctuellement des catégories particulières de données au sens de l’article 9 du RGPD ; il appartient au cabinet responsable de traitement de s’assurer de la licéité de leur collecte et de leur traitement.

Finalités, bases légales et durées de conservation

Certaines données peuvent être conservées plus longtemps lorsque cela est nécessaire au respect d’une obligation légale ou à la constatation, l’exercice ou la défense de droits en justice.

Prospection commerciale et newsletter

Adoss exerce principalement une activité B2B. Nous pouvons contacter des professionnels lorsque la sollicitation est en rapport avec leur activité ou leurs fonctions et lorsque la réglementation applicable le permet. Toute personne faisant l’objet d’une prospection dispose d’un moyen simple et gratuit de s’y opposer ; chaque email commercial comporte un moyen de désinscription.

Lorsque la réglementation exige un consentement préalable, celui-ci est recueilli spécifiquement. L’acceptation des Conditions Générales ou la création d’un compte Adoss ne vaut pas, à elle seule, consentement à recevoir des communications commerciales lorsqu’un consentement distinct est légalement requis. Le désabonnement des communications commerciales n’empêche pas Adoss d’adresser les messages strictement nécessaires au fonctionnement du Service ou à l’exécution du contrat.

Quelle utilisation faisons-nous des données contenues dans les dossiers clients ?

Les données contenues dans les dossiers gérés par les cabinets clients sont traitées par Adoss en qualité de sous-traitant. Elles :

• ne sont pas utilisées pour les campagnes commerciales propres à Adoss ;
• ne sont pas intégrées au CRM commercial d’Adoss ;
• ne sont pas utilisées librement à des fins de profilage ;
• ne sont pas utilisées pour entraîner ou améliorer des outils d’intelligence artificielle externes utilisés pour les besoins internes d’Adoss.

En cas de résiliation, le cabinet dispose d’une période de 30 jours pour récupérer ou exporter ses données. À l’issue de ce délai, les données actives sont supprimées, sauf obligation légale contraire ; les copies résiduelles présentes dans les systèmes de sauvegarde sont supprimées selon leur cycle de sauvegarde et au plus tard 60 jours après la suppression des données actives. Les accès externes liés à un dossier sont désactivés automatiquement au plus tard 3 mois après la clôture du dossier.

Utilisons-nous des outils d’intelligence artificielle ?

Adoss peut utiliser des outils d’intelligence artificielle, notamment ChatGPT/OpenAI ou Claude/Anthropic, dans le cadre de ses activités internes (rédaction, recherche, structuration de documents, conception, développement ou amélioration d’Adoss). Lorsque des données personnelles sont traitées dans ce cadre, nous appliquons un principe de minimisation.

Les données contenues dans les dossiers de sinistres gérés par nos clients ne sont pas communiquées à ces outils dans le cadre des usages internes d’Adoss. Si une fonctionnalité d’intelligence artificielle traitant directement les données des dossiers clients devait être proposée à l’avenir, le cadre contractuel et RGPD applicable serait réévalué préalablement à sa mise en œuvre.

Quels sont les destinataires des données ?

Destinataires internes

Les données sont accessibles uniquement aux personnes habilitées au sein d’Adoss qui ont besoin d’y accéder pour l’exercice de leurs fonctions, selon le principe du besoin d’en connaître.

Destinataires externes

Adoss peut recourir à des prestataires notamment pour : l’hébergement et les infrastructures ; le stockage et les bases de données ; l’authentification et les sauvegardes ; la messagerie ; le CRM ; le paiement et la facturation ; la mesure d’audience ; la publicité ; les outils techniques ; les outils d’intelligence artificielle.

Lorsque ces prestataires agissent en qualité de sous-traitants, Adoss veille à ce que leur intervention soit encadrée conformément aux exigences applicables du RGPD. Certains prestataires peuvent, pour certaines opérations, agir en qualité de responsables de traitement indépendants. Des données peuvent également être communiquées, lorsque cela est nécessaire, à nos avocats, experts-comptables, conseils, assureurs ou aux autorités administratives et judiciaires légalement habilitées.

Des données sont-elles transférées hors de l’Union européenne ?

Certains prestataires utilisés par Adoss sont établis ou utilisent des infrastructures susceptibles d’impliquer un traitement ou un accès depuis des pays situés hors de l’Union européenne ou de l’Espace économique européen. Lorsque de tels transferts interviennent, Adoss veille à ce qu’ils reposent sur un mécanisme prévu par le RGPD, notamment : une décision d’adéquation de la Commission européenne ; le EU-U.S. Data Privacy Framework lorsqu’il est applicable ; les clauses contractuelles types adoptées par la Commission européenne ; ou tout autre mécanisme autorisé par la réglementation.

Vous pouvez nous contacter à rgpd@adoss.fr afin d’obtenir des informations complémentaires sur les garanties applicables à un transfert particulier.

Quels sont vos droits ?

Conformément au RGPD et à la loi Informatique et Libertés, vous pouvez, selon le traitement concerné et les conditions applicables, exercer :

• votre droit d’accès à vos données ;
• votre droit de rectification ;
• votre droit à l’effacement ;
• votre droit à la limitation du traitement ;
• votre droit d’opposition, notamment à la prospection commerciale ;
• votre droit à la portabilité, lorsqu’il est applicable ;
• votre droit de retirer votre consentement à tout moment lorsqu’un traitement repose sur celui-ci ;
• votre droit de définir des directives relatives au sort de vos données après votre décès.

Le retrait du consentement n’affecte pas la licéité des traitements réalisés avant ce retrait.

Comment exercer vos droits ?

Pour les traitements dont Adoss est responsable, vous pouvez nous contacter à rgpd@adoss.fr en précisant la nature de votre demande. Nous pouvons vous demander des informations complémentaires lorsqu’elles sont raisonnablement nécessaires pour vérifier votre identité. Nous répondons dans les délais prévus par la réglementation, en principe dans un délai d’un mois à compter de la réception de la demande.

Lorsque votre demande concerne des données contenues dans un dossier géré par un cabinet client, ce dernier demeure responsable de traitement. Votre demande doit donc en principe lui être adressée ; si vous contactez directement Adoss, nous pourrons transmettre votre demande au cabinet concerné.

Quelles mesures de sécurité mettons-nous en œuvre ?

Adoss met en œuvre des mesures techniques et organisationnelles appropriées destinées à préserver la confidentialité, l’intégrité, la disponibilité et la sécurité des données personnelles, comprenant notamment : la gestion des comptes, rôles et habilitations ; l’authentification ; la limitation des accès ; la sécurisation des infrastructures et des communications ; les sauvegardes ; la journalisation de certaines activités ; la limitation des accès administrateurs.

Aucun système informatique ne permettant de garantir un risque nul, Adoss ne peut garantir l’absence absolue de tout incident de sécurité, mais met en œuvre les mesures appropriées requises par la réglementation. Le cabinet client demeure responsable de la gestion des habilitations accordées à ses propres utilisateurs et aux tiers auxquels il donne accès à ses dossiers.

Enregistrement des appels

Certains appels commerciaux, de support ou d’assistance peuvent être enregistrés à des fins de qualité, de formation, de suivi ou, lorsque cela est justifié, de preuve. Lorsque l’enregistrement est activé, l’interlocuteur en est informé conformément à la réglementation applicable. L’accès aux enregistrements est limité aux personnes habilitées et ceux-ci sont conservés pendant une durée proportionnée à leur finalité, en principe 6 mois.

Avis, enquêtes et témoignages

Adoss peut solliciter ses clients et utilisateurs afin de recueillir des avis, réponses à des enquêtes de satisfaction ou témoignages. Lorsque nous publions un témoignage nominatif ou accompagné du nom, de la fonction, du cabinet ou d’une photographie de son auteur, nous nous assurons de disposer du consentement ou de l’autorisation nécessaire. La personne concernée peut demander le retrait de son témoignage en écrivant à rgpd@adoss.fr.

Comment les cookies et traceurs sont-ils gérés ?

Lorsque vous consultez notre site, des cookies ou autres traceurs peuvent être déposés sur votre terminal. Certains cookies sont strictement nécessaires au fonctionnement, à l’authentification ou à la sécurité du site et peuvent être utilisés sans consentement préalable.

D’autres cookies peuvent être utilisés notamment pour mesurer l’audience du site, analyser son utilisation ou mesurer et optimiser nos campagnes publicitaires. Adoss peut notamment utiliser Google Analytics et Google Ads. Lorsque le consentement est requis, ces traceurs ne sont déposés qu’après votre accord.

Un module de gestion des cookies vous permet d’accepter les cookies soumis au consentement, de les refuser, de personnaliser vos choix et de modifier ou retirer votre consentement à tout moment. Le refus doit pouvoir être exprimé aussi simplement que l’acceptation.

Les cookies concernés sont conservés pendant une durée maximale de 13 mois. Les données qui en sont issues sont conservées pendant une durée maximale de 25 mois.

Modification de la Politique de confidentialité

Adoss se réserve le droit de modifier la présente Politique à tout moment afin notamment de tenir compte des évolutions législatives ou réglementaires, des évolutions de nos services, des évolutions techniques, des modifications de nos prestataires ou de l’évolution de nos activités.

La version en vigueur est celle publiée sur le site Adoss. Il appartient aux utilisateurs et clients de consulter régulièrement la version applicable. La date de dernière mise à jour figure en tête de la présente Politique. Lorsque nous l’estimons approprié compte tenu de la nature ou de l’importance des modifications, nous pouvons également vous en informer par email, notification dans Adoss ou tout autre moyen approprié.

Articulation avec les Conditions Générales et le DPA

La présente Politique doit être lue conjointement avec les Conditions Générales applicables à Adoss, le cas échéant le contrat conclu avec le cabinet client, et l’Accord relatif au traitement des données personnelles (« DPA ») applicable entre Adoss et le cabinet client.

En cas de contradiction concernant un traitement réalisé pour le compte d’un cabinet client, les dispositions spécifiques du DPA prévalent sur la présente Politique. La présente Politique ne modifie pas la répartition des responsabilités prévue par le RGPD entre le cabinet client, responsable de traitement de ses dossiers, et Adoss, qui intervient comme sous-traitant.

Comment nous contacter ?

Pour toute question relative à la présente Politique ou au traitement de vos données personnelles :
Adoss / ECELD SAS — 11 boulevard de la Grande Thumine, 13090 Aix-en-Provence, France
Email : rgpd@adoss.fr

Comment introduire une réclamation auprès de la CNIL ?

Si vous estimez que le traitement de vos données personnelles n’est pas conforme à la réglementation, vous pouvez introduire une réclamation auprès de la Commission Nationale de l’Informatique et des Libertés (CNIL) : 3 Place de Fontenoy, TSA 80715, 75334 Paris Cedex 07, France — www.cnil.fr.